Öffnen Sie Mitarbeiter → Mitarbeiter anlegen. Name, persönliche PIN, Wochenstunden und Arbeitstage festlegen. Zur Anleitung für Mitarbeiter.
Stempelpunkt einrichten
Unter Einstellungen → Stempeluhr (Kiosk) einen Stempelpunkt benennen und die zugehörigen Mitarbeiter auswählen. Den erzeugten Link am Tablet oder PC öffnen. Stempeluhr einrichten.
Die erste Buchung machen
Am Stempelgerät die eigene PIN eingeben und Kommen wählen. Nach der Arbeit mit Gehen abschließen. Für den Test nur die eigens angelegten Beispielpersonen verwenden.
Das Ergebnis ansehen
In der Stundentafel Mitarbeiter und Tag wählen. Im Zeitstrahl sehen Sie den Verlauf, daneben die Einzelbuchungen. Unter Auswertungen können Sie Soll und Ist für einen Zeitraum vergleichen.
Im Hauptmenü Mitarbeiter und dann Mitarbeiter anlegen wählen.
Pflichtangaben ausfüllen
Name, Rolle und Zugang prüfen. Für einen Mitarbeiter eine persönliche vierstellige PIN vergeben. Die Rolle Admin ist für Personen gedacht, die den Betrieb verwalten sollen.
Arbeitszeit festlegen
Wochenstunden und Arbeitstage pro Woche eintragen. Bei gleichmäßiger Verteilung ergeben beispielsweise 30 Stunden an fünf Tagen sechs Sollstunden pro Arbeitstag. Für einen festen Wochenrhythmus können Sie die einzelnen Wochentage in den optionalen Angaben festlegen.
Speichern und prüfen
Mit Anlegen speichern. In der Liste die Zeile aufklappen: Arbeitszeit, Kontakt und Beschäftigung sind dort zusammengefasst.
Angaben später bearbeiten
Das Stiftsymbol neben der Person öffnet das Bearbeitungsformular direkt. Änderungen speichern oder mit Abbrechen verwerfen.
Mitarbeiterformular mit Name, PIN und Arbeitszeit · Beispieldaten← Alle Themen
Schnellstart
Am Tablet oder PC stempeln
Stempelpunkt anlegen, Gerät verbinden und Mitarbeiter buchen lassen.
Öffnen Sie Einstellungen → Stempeluhr (Kiosk). Tragen Sie einen eindeutigen Namen ein, etwa „Werkstatt Eingang“, und lassen Sie den Stempelpunkt aktiv.
Mitarbeiter zuweisen
Wählen Sie die Personen, die an diesem Stempelpunkt buchen dürfen. Mit Kiosk erstellen speichern. Bei einem vorhandenen Stempelpunkt die Zuordnung über dessen Bearbeitung ändern.
Auf dem Gerät öffnen
Verwenden Sie den Link oder QR-Code aus Ihrem eigenen Stempelpunkt und öffnen Sie ihn im Browser des Tablets oder PCs. Lesezeichen oder Startbildschirm-Verknüpfung erleichtern den täglichen Zugriff.
Kommen, Pause und Gehen buchen
Mitarbeiter identifizieren sich mit ihrer PIN. Zum Arbeitsbeginn Kommen wählen. Pausen mit Pause beginnen und Pause beenden erfassen, sofern diese Aktionen angeboten werden; am Arbeitsende Gehen wählen. Die Bestätigung abwarten.
Buchung kontrollieren
In der Administration die Stundentafel öffnen und die Person auswählen. Die neue Einzelbuchung muss dort erscheinen.
Stempelpunkt mit Mitarbeiterzuordnung in den Einstellungen · Beispieldaten← Alle Themen
Zeiten & Abwesenheiten
Zeitstrahl und Einzelbuchungen lesen
Zeiten eines Mitarbeiters prüfen, zwischen Tagen wechseln und Auffälligkeiten finden.
In der Stundentafel einen Mitarbeiter auswählen. Mit den Pfeilen neben dem Monatsnamen wechseln Sie den Monat. Für ausgeschiedene Mitarbeiter Archiv einbeziehen aktivieren.
Einen Tag auswählen
Im Zeitstrahl auf den gewünschten Tag klicken. Rechts erscheinen dessen Einzelbuchungen. Alternativ das Datum bei den Einzelbuchungen oder die Tagespfeile verwenden.
Buchungsfolge prüfen
Kommen, Pausen und Gehen sollten zeitlich zusammenpassen. Eine offene Arbeitsphase kann eine noch laufende Schicht oder eine fehlende Gehen-Buchung bedeuten. Vor einer Korrektur die tatsächlichen Zeiten klären.
Summen und anderen Zeitraum öffnen
Unter Tageswerte & Summen stehen die berechneten Werte. Anderen Zeitraum wählen öffnet die Von-/Bis-Auswahl. Alle im Zeitraum zeigt die Einzelbuchungen des gesamten gewählten Zeitraums.
Zeitstrahl links und Einzelbuchungen des ausgewählten Tages rechts · Beispieldaten← Alle Themen
Zeiten & Abwesenheiten
Buchungen ergänzen und korrigieren
Fehlende Buchungen nachtragen oder eine vorhandene Uhrzeit berichtigen.
In der Stundentafel zuerst die richtige Person und den betroffenen Tag auswählen.
Fehlende Buchung ergänzen
Buchung ergänzen öffnet das Formular. Mitarbeiter, Aktion, Datum und Uhrzeit prüfen. Ein Kommentar kann erklären, warum der Eintrag nachgetragen wird.
Eintrag speichern
Mit Buchung speichern bestätigen. Anschließend die neue Zeile in den Einzelbuchungen und den aktualisierten Zeitstrahl prüfen.
Vorhandene Buchung bearbeiten
Das Stiftsymbol an der betreffenden Einzelbuchung anklicken. Die nötigen Angaben korrigieren und erneut speichern. Abbrechen schließt das Formular ohne Änderung.
Änderung nachvollziehen
Unter Einstellungen → Änderungsverlauf können manuelle Änderungen nach Zeitraum, Person oder Art gefiltert werden, sofern der Bereich freigeschaltet ist.
Gemeinsames Formular zum Ergänzen und Bearbeiten einer Buchung · Beispieldaten← Alle Themen
Mitarbeiter
Austritt, Archiv und Wiederkehr
Ausgeschiedene Personen aus der täglichen Liste nehmen und ihre Daten weiter nutzen.
Unter Mitarbeiter die Person suchen und ihre Zeile aufklappen. Austritt erfassen wählen.
Letzten Arbeitstag eintragen
Der angegebene Tag zählt noch zur Beschäftigung. Ab dem Folgetag erscheint die Person automatisch im Archiv und kann nicht mehr stempeln oder sich anmelden. Soll der Zugang sofort enden, zusätzlich Sofort archivieren und Zugang sperren aktivieren.
Im Archiv wiederfinden
Im Statusfilter von Aktuell auf Archiv wechseln. Die Suche funktioniert auch dort. Mit Alle sehen Sie aktuelle und archivierte Personen gemeinsam.
Historie oder Export öffnen
Die archivierte Person aufklappen. Zeitdaten & Export öffnet ihre Stundentafel einschließlich Archiv; den Zeitraum vor dem Export prüfen. Buchungen CSV lädt die vorhandenen Einzelbuchungen dieser Person.
Bei Rückkehr reaktivieren
Im Archiv das Stiftsymbol öffnen. Zugang → Freigegeben setzen und den bisherigen letzten Arbeitstag entfernen oder passend korrigieren. Vor dem Speichern Arbeitszeit und Zugangsdaten prüfen. Für die Reaktivierung muss der Tarif noch Platz bieten.
Archivierte Person mit direktem Zugriff auf Zeitdaten und CSV · Beispieldaten← Alle Themen
Zeiten & Abwesenheiten
Urlaub und Abwesenheiten erfassen
Urlaub, Krankheit, Zeitausgleich und Betriebsurlaub getrennt verwalten.
Im Hauptmenü Abwesenheiten öffnen. Für Urlaub, Krankheit, ZA, Berufsschule oder Sonderurlaub das Formular Neue Buchung verwenden.
Person, Typ und Zeitraum wählen
Mitarbeiter, Abwesenheitstyp sowie Von und Bis eintragen. Datum und Uhrzeit kontrollieren, insbesondere bei halben Tagen oder Zeiträumen über mehrere Tage.
Buchen und Ergebnis prüfen
Mit Buchen speichern. Den Eintrag in der Liste und die Auswirkung im passenden Auswertungszeitraum prüfen.
Betriebsurlaub separat erfassen
Für eine gemeinsame Betriebsschließung den eigenen Bereich Betriebsurlaub weiter unten verwenden. Dort Name sowie Beginn und Ende eintragen; einzelne Mitarbeiterabwesenheiten bleiben davon getrennt verwaltbar.
Abwesenheiten mit Person, Typ und Zeitraum · Beispieldaten← Alle Themen
Auswertungen & Export
Soll, Ist und Saldo auswerten
Arbeitszeiten für einen klar abgegrenzten Zeitraum vergleichen.
Auswertungen ist ein eigener Punkt im Hauptmenü, neben Abwesenheiten und Einstellungen.
Zeitraum festlegen
Eine Person oder Mitarbeiter (alle) auswählen. Von und Bis eintragen oder einen Schnellbereich wie Vormonat nutzen. Für einen Monatsabschluss immer den vollständigen abgeschlossenen Monat wählen.
Berechnen und Werte prüfen
Berechnen wählen. Die Liste zeigt unter anderem Sollstunden, Iststunden, Überstunden, Fehlstunden, Pausen und Saldo. Beachten Sie den eingeblendeten Hinweis zum Zeitraum.
Abweichungen aufklären
Bei unerwarteten Werten zuerst Buchungsfolge, Abwesenheiten und Arbeitszeitregeln prüfen. In der Stundentafel lässt sich der konkrete Tag nachvollziehen.
Auswertung mit Mitarbeiterfilter, Zeitraum und Soll-/Ist-Werten · Beispieldaten← Alle Themen
Auswertungen & Export
Stundenzettel und CSV exportieren
Einzelne Mitarbeiter, ganze Zeiträume und archivierte Personen exportieren.
In der Stundentafel den gewünschten Mitarbeiter und Monat auswählen. Für andere Zeiträume Anderen Zeitraum wählen öffnen.
Stundenzettel öffnen
Stundenzettel exportieren aufklappen und den gleichnamigen Button wählen. Eine Druckansicht öffnet sich. Im Druckdialog können Sie einen Drucker oder die angebotene Funktion zum Speichern als PDF wählen.
Mehrere Mitarbeiter exportieren
Alle inkl. Archiv exportieren erstellt den Sammel-Export. Er berücksichtigt auch ausgeschiedene Personen mit Beschäftigung oder Zeitdaten im gewählten Zeitraum. Mit Zeitstrahl anhängen können Sie die grafische Darstellung ergänzen.
Einzelbuchungen als CSV laden
Unter Mitarbeiter eine Person aufklappen und Buchungen CSV wählen. Diese Datei enthält die vorhandenen Einzelbuchungen der Person. Der Statusfilter Archiv führt zu ausgeschiedenen Mitarbeitern.
Lohnverrechnung vorbereiten
Unter Auswertungen Person und Zeitraum festlegen. Wenn die Exportfunktion freigeschaltet ist, stehen BMD CSV und DATEV CSV bereit. Die erforderliche Zuordnung der Zeitarten vor dem Import mit der Lohnverrechnung abstimmen.
Exportbereich mit Einzel- und Sammel-Export einschließlich Archiv · Beispieldaten← Alle Themen
Einstellungen
Konto, Passwort und Sitzungen
Persönliche Kontaktdaten ändern und angemeldete Geräte verwalten.
Unter Einstellungen ist Mein Konto der erste Punkt. Hier geht es um das angemeldete Administratorkonto; Firmendaten finden Sie unter Stammdaten.
Kontaktdaten ändern
Name oder E-Mail-Adresse anpassen. Bei einer neuen E-Mail zusätzlich das aktuelle Passwort eingeben. Mit Kontaktdaten speichern bestätigen.
Passwort ändern
Aktuelles Passwort und zweimal das neue Passwort eintragen. Das neue Passwort muss mindestens zehn Zeichen haben. Passwort aktualisieren beendet andere Sitzungen automatisch.
Andere Geräte abmelden
Mit Andere Sitzungen beenden können Sie die übrigen Anmeldungen dieses Kontos beenden, etwa nach einem Gerätewechsel.
Mein Konto mit Kontaktdaten, Passwortwechsel und Sitzungen · Beispieldaten← Alle Themen
Einstellungen
Firmendaten und Arbeitszeitregeln
Betriebsdaten, Öffnungstage und gemeinsame Vorgaben pflegen.
Unter Einstellungen → Stammdaten finden Sie die Angaben für den gesamten Betrieb.
Betriebsdaten prüfen
Firmenname und Rechnungsangaben pflegen. Persönlicher Name und Login-E-Mail gehören dagegen zu Mein Konto.
Gemeinsame Regeln festlegen
Arbeitstage pro Woche, offene Wochentage und die angebotenen Funktionen prüfen. Individuelle Wochenstunden und abweichende Arbeitstage werden am jeweiligen Mitarbeiter festgelegt.
Speichern und Wirkung kontrollieren
Mit Stammdaten speichern bestätigen. Arbeitszeit- und Öffnungstagsregeln gelten ab ihrem Änderungsdatum. Vergangene Zeiträume werden dadurch nicht einfach mit der neuen Regel überschrieben.
Stammdaten des Beispielbetriebs mit gemeinsamen Vorgaben · Beispieldaten← Alle Themen
Einstellungen
Tarif und Zugriff verstehen
Kostenlosen Test, aktiven Betrieb und Nur-Lese-Zugriff unterscheiden.
Unter Einstellungen → Tarif stehen der aktuelle Tarif und die verfügbaren Abrechnungsaktionen. Die Kopfzeile der App zeigt ebenfalls Informationen zum Betrieb.
Kostenlosen Test nutzen
Neu online angelegte Betriebe testen 14 Tage kostenlos. Es sind keine Zahlungsdaten erforderlich und der Test wird nicht automatisch in ein Abo umgewandelt.
Online-Abo verwalten
Bei Stripe-Abrechnung führt Abrechnung bei Stripe verwalten in das Kundenportal. Dort lassen sich die angebotenen Zahlungs- und Abofunktionen verwalten. Einen kostenpflichtigen Abschluss immer anhand der angezeigten Angaben prüfen.
Nur-Lese-Zugriff verstehen
Nach Testende oder Ende eines Abos bleiben vorhandene Daten lesbar und exportierbar. Neue Buchungen und Änderungen sind gesperrt. Bei einem wieder aktivierten Zugang kann der laufende Betrieb fortgesetzt werden.
Unter Mitarbeiter prüfen, ob die Person aktuell beschäftigt und ihr Zugang freigegeben ist. PIN und die Zuordnung zum betreffenden Stempelpunkt kontrollieren. Ausgeschiedene Personen finden Sie im Archiv.
Eine Buchung fehlt in der Stundentafel
Mitarbeiter, Monat und ausgewählten Tag prüfen. Bei ehemaligen Mitarbeitern „Archiv einbeziehen“ aktivieren. Die Buchungsbestätigung am Gerät beachten. Eine tatsächlich fehlende Buchung lässt sich gezielt nachtragen.
Die PIN wird abgelehnt
Die zugewiesene persönliche PIN verwenden. In der Administration prüfen, ob Zugang und Beschäftigung noch aktiv sind und die Person dem Stempelpunkt zugeordnet ist. Eine neue PIN bei Bedarf über das Stiftsymbol am Mitarbeiter speichern.
Neue Buchungen oder Änderungen sind gesperrt
Unter Einstellungen → Tarif den Zugangsstatus prüfen. Nach Test- oder Abo-Ende bleibt die Anzeige verfügbar, während neue Daten und Änderungen gesperrt sind. Eine inaktive Person oder ein gesperrter Stempelpunkt kann ebenfalls nicht buchen.
Die Auswertung zeigt unerwartete Fehlstunden
Zuerst den Von-/Bis-Zeitraum prüfen. Ein laufender Monat kann zukünftige Arbeitstage enthalten. Danach fehlende Buchungen, Abwesenheiten und individuelle Arbeitszeitregeln kontrollieren. Auswertungen verstehen.
Der Stundenzettel öffnet sich nicht
Der Browser kann das neue Druckfenster blockieren. Pop-ups für die App erlauben und den Export wiederholen. Zur Exportanleitung.
Ein Exportformat oder eine Funktion fehlt
Einige Funktionen hängen von Tarif und Freigaben ab. Den aktuellen Status im Tarifbereich prüfen. Bei persönlich betreuten Betrieben kann Quansatech die Freigaben prüfen.
Eine Ansicht lädt nicht
Die Fehlermeldung lesen und die Internetverbindung prüfen. Vor dem Neuladen noch nicht gespeicherte Angaben sichern. Bei wiederholten Fehlern Datum, Uhrzeit, betroffenen Bereich und Fehlermeldung für den Support notieren; keine Passwörter oder PINs mitsenden.
